Виконавчий комітет

Дубовиківської сільської ради

с. Дубовики

Синельниківський район

Дніпропетровська область

ЗАТВЕРДЖУЮ

Сільський голова

______________Микола КАРНАУХ

«____»__________20__ року

Індекс

справи

Заголовок справи (тому, частини)

К-ть

справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

01 – Організація діяльності ради

01-01

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, Укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів та відомств (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 1-б, 2-б, 3-б

01-02

Рішення обласної ради, розпорядження голови обласної ради, документи з облдержадміністрації. Рішення районної ради, розпорядження голови районної ради, документи з районної ради (копії)

Доки не мине потреба¹

ст.3-б, 7-б

¹Що стосуються

діяльності ради – постійно

01-03

Доручення районної ради та документи про їх виконання

Постійно¹

ст. 6-а

¹ надіслані до відома - доки не мине потреба

01-04

Регламент сільської ради (копія)

До заміни новим

¹Оригінал затверджений рішенням сесії, зберігається як додаток до неї у відповідній справі

01-05

Протоколи засідань сесій сільської ради, рішення і документи до них.

Перелік рішень сесій

Постійно

ст. 7-а

Окремо на кожну сесію

01-06

Списки депутатів сільської ради

75 років

ст. 1238

01-07

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи постійних комісій

Постійно

ст.14-а

Справи формуються окремо по кожній комісії

01-08

Журнал обліку посвідчень депутатів сільської ради

3 роки

ст.1035

01-09

Облікові картки депутатів сільської ради

75 років²

ст. 493-в

²Після звільнення

01-10

Протоколи зборів громадян за місцем проживання

Постійно

ст.12-а

01-11

Листування з питань діяльності органів місцевого самоврядування, місцевих ініціатив, про організацію та проведення виборів

5 років ЕПК

ст. 22, 23

01-12

Журнали особистого прийому громадян головою, заступником та секретарем ради територі­аль­ної громади

3 роки
ст. 125

01-13

Журнали обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій

5 років

ст.86

01-14

Документи (протоколи та постанови про адміністративні правопорушення,

квитанції про сплату штрафів, листи тощо) про адміністративні правопорушення, журнал обліку

5 років¹

ст. 280

¹після накладення адміністративного стягнення

02- Секретар сільської ради

Вчинення нотаріальних дій

02 -01

Правила, положення, регламенти, інструкції; методичні вказівки та рекомендації, що стосуються вчинення нотаріальних дій та організації нотаріального діловодства

До заміни новими

ст. 20-б

02-02

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном

Постійно

ст. 87

02-03

Заповіти (крім секретних)

75 р. ЕК

¹ Наказ Мінюсту від 22.10.2010 № 3253/5

02-04

Спадкові справи

75 р. ЕК

¹ Наказ Мінюсту від 22.10.2010 № 3253/5

02-05

Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конф­ліктів, спорів та інших правових питань

5р. ЕПК

ст.88

02-06

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 роки¹

ст.89

¹ Після прийняття рішення

02-07

Листування з судовими установами, іншими юридичними і фізичними особами з питань вчинення нотаріальних дій

5 років ЕПК ст.22, 23

02-08

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій виконавчого комітету сільської ради

Постійно¹

ст. 27

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 №3783/5

02-09

Алфавітна книга обліку заповітів

75 років ¹

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 №3783/5

02-10

Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна

75 років

¹ Наказ Мінюсту від 22.10.2010 № 3253/5

02-11

Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна

75 років

¹ Наказ Мінюсту від 22.10.2010 № 3253/5

02-12

75 років

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

02-13

Довідки про останнє місце реєстрації померлого

75 років

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03 – Старостинський округ

03.1 – Зеленогайський старостинський округ

03.1-01

Рішення Дубовиківської сільської ради, її виконавчого комітету, розпорядження сільського голови (копії)

Доки не мине потреба

ст.7-б

03.1-02

Доручення обласної і районної рад з основної діяльності та документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень

Постійно¹

ст.6-а

¹ надіслані до відома -

доки не мине потреба

03.1-03

Листування з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями

5 років ЕПК ст.22

03.1-04

Журнал реєстрації вхідної документації

3 роки

ст.122

03.1-05

Журнал реєстрації вихідної документації

3 роки

ст. 122

03.1-06

Погосподарські книги

Постійно¹

ст. 786

 ¹ До державних архівів надходять через 75 років

03.1-07

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій старостинського округу сільської ради

Постійно¹

ст. 27

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.1-08

Заповіти, у тому числі прирівняні до нотаріальних засвідчень, і алфавітні книги до них

75 років ЕК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.1-09

Положення про старосту (копія)

Доки не мине потреба¹

ст.39

¹оригінал - додаток до рішення сесії сільської ради

03.1-10

Номенклатура справ (витяг)

3 роки²

ст.112-в

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

03.1-11

Опис справ постійного зберігання

Постійно

ст.137-а

03.1-12

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 роки ¹

ст. 137-б

 ¹ Після знищення справ

03.1-13

Журнал видачі довідок

3 роки

ст.122

03.1-14

Протоколи зборів громадян за місцем проживання

Постійно

ст.14-а

03.1-15

Алфавітна книга заповітів

75 р.¹

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.1-16

Книга обліку військовозобов'язаних (картки)

3 роки ¹

ст. 670

 ¹ Після звільнення

03.1-17

Книга обліку допризовників

3 роки ¹

ст. 670

 ¹ Після звільнення

03.1-18

Журнал перевірки стану обліку військовозобов'язаних і призовників

3 роки

ст. 671

03.1-19

Протоколи зборів громадської неприбуткової організації « Мрія»

Постійно,

ст.14-а

На кожні збори окремо

03.1-20

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці

10 років ¹

ст. 482

 ¹ Після закінчення журналу 

03.1-21

Журнал реєстрації інструктажів з

питань пожежної безпеки

10 років ¹

ст. 481

¹ Після закінчення журналу

03.1-22

Журнал реєстрації видачі нотаріальних довідок

75 років ЕПК

¹Після закінчення журналу

² Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.1-23

Нотаріальні довідки

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.1-24

Журнал реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов

3 роки

ст. 122

03.1-25

Журнал реєстрації, приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги

3 роки

ст. 122

03.2-Добровільський старостинський округ

03.2-01

Рішення Дубовиківської сільської ради, її виконавчого комітету, розпорядження сільського голови (копії)

Доки не мине потреба

ст. 7-б

03.2-02

Доручення обласної і районної рад з основної діяльності та документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень

Постійно¹

ст. 6-а

¹ надіслані до відома -

доки не мине потреба

03.2-03

Листування з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями

5 років ЕПК ст. 22

03.2-04

Погосподарські книги

Постійно¹

ст. 786

¹ До державних архівів надходить через 75 р.

03.2-05

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.2-06

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних (профільних) питань діяльності старостинського округу

5 років ЕПК

ст. 22

03.2-07

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.2-08

Вихідна документація

3 роки

ст.122

03.2-09

Журнал реєстрації пропозицій заяв і скарг громадян

5 років

ст.124

03.2-10

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 років¹

ст. 82-б

¹У разі неодноразового звер­нення – 5 років.

після останньо­го розгляду

03.2-11

Журнал реєстрації особистого прийому громадян старостою

3 роки

ст.125

03.2-12

Видача довідок

3 роки

ст.122

03.2-13

Журнал видачі довідок

3 роки

ст.122

03.2-14

Нотаріальні довідки

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.2-15

Журнал реєстрації видачі нотаріальних довідок

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

² Після закінчення журналу

03.2-16

Номенклатура справ (витяг)

3 роки²

ст.112-в

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

03.2-17

Описи справ постійного зберігання

Постійно

ст. 137-а

03.2-18

Протоколи зборів громадян за місцем проживання

Постійно,

ст.14-а

На кожні збори окремо

03.2-19

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій виконавчого комітету сільської ради

Постійно¹

ст. 27

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.2-20

Заповіти (крім секретних)

75 років ЕПК¹

¹ Третій абзац ст. 37 Закону «Про нотаріат»

² Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.2-21

Алфавітна книга обліку заповітів

75 років ЕПК¹

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.2 - 22

Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

10 років ¹

ст. 481

¹ Після закінчення журналу

03.2-23

Журнал реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки

10 років ¹

ст. 482

¹ Після закінчення журналу

03.3 – Шевченківський старостинський округ

03.3-01

Рішення Дубовиківської сільської ради, її виконавчого комітету, розпорядження сільського голови (копії)

Доки не мине потреба

ст. 7-б

03.3-02

Доручення обласної і районної рад з основної діяльності та документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень

Постійно¹

ст. 6-а

¹ надіслані до відома -

доки не мине потреба

03.3-03

Листування з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями

5 років ЕПК ст. 22

03.3-04

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.3-05

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.3-06

Журнал прийому громадян з особистих питань старостою Шевченківського старостинського округу

3 роки

ст. 125

03.3-07

Погосподарські книги

Постійно¹

ст. 78-6

 ¹ До державних архівів надходить через 75 років

03.3-08

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій виконавчого комітету сільської ради

Постійно¹

ст. 27

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.3-09

Заповіти, у тому числі прирівняні до нотаріальних засвідчень, і алфавітні книги до них

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.3-10

Положення про старосту (копія)

Доки не мине потреба¹

ст.39

¹ Оригінал - додаток до рішення сесії сільської ради

03.3-11

Номенклатура справ (витяг)

3 роки²

ст.112-в

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

03.3-12

Опис справ постійного зберігання

Постійно

ст.137-а

03.3-13

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 роки ¹

ст. 137-б

¹ Після знищення справ

03.3-14

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці

10 років ¹

ст. 482

 ¹ Після закінчення журналу

03.3-15

Журнал реєстрації інструктажів з

питань пожежної безпеки

10 років ¹

ст. 481

 ¹ Після закінчення журналу

03.3 - 16

Журнал видачі довідок

3 роки

ст.122

03.3-17

Нотаріальні довідки

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.3-18

Журнал реєстрації видачі нотаріальних довідок

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

² Після закінчення журналу

03.3-19

Журнал реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов

3 роки

ст. 122

03.3-20

Журнал реєстрації, приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги

3 роки

ст. 122

03.4-Миколаївський старостинський округ

03.4-01

Рішення Дубовиківської сільської ради, її виконавчого комітету, розпорядження сільського голови (копії)

Доки не мине потреба ст. 7-б

03.4-02

Доручення обласної і районної рад з основної діяльності та документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень

Постійно¹

ст. 6-а

¹ Надіслані до відома -

доки не мине потреба

03.4-03

Листування з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями

5 років ЕПК ст. 22

03.4-04

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.4-05

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.4-06

Журнал прийому громадян з особистих питань старостою Миколаївського старостинського округу

3 роки

ст. 125

03.4-07

Погосподарські книги

Постійно¹

ст. 786

 ¹ До державних архівів надходить через 75 років

03.4-08

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій виконавчого комітету сільської ради

Постійно¹

ст. 27

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.4-09

Заповіти, у тому числі прирівняні до нотаріальних засвідчень, і алфавітні книги до них

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.4-10

Положення про старосту (копія)

Доки не мине потреба¹ ст.39

Оригінал - додаток до рішення сесії сільської ради

03.4-11

Номенклатура справ (витяг)

3 роки²

ст.112-в

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

03.4-12

Опис справ постійного зберігання

Постійно

ст.137-а

03.4-13

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 роки ¹

ст. 137-б

¹ Після знищення справ

03.4-14

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці

10 років ¹

ст. 482

 ¹ Після закінчення журналу

03.4-15

Журнал реєстрації інструктажів з

питань пожежної безпеки

10 років ¹

ст. 481

 ¹ Після закінчення журналу

03.4-16

Журнал видачі довідок

3 роки

ст.122

03.4 -17

Журнал реєстрації видачі нотаріальних довідок

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

² Після закінчення журналу

03.4-18

Нотаріальні довідки

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.5 - Чаплинський старостинський округ

03.5-01

Рішення Дубовиківської сільської ради, її виконавчого комітету, розпорядження сільського голови (копії)

Доки не мине потреба ст.7-б

03.5-02

Доручення обласної і районної рад з основної діяльності та документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень

Постійно¹

ст.6-а

¹ Надіслані до відома -

доки не мине потреба

03.5-03

Листування з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями

5 років ЕПК ст.22

03.5-04

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.5-05

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст.122

03.5-06

Журнал прийому громадян з особистих питань старостою Чаплинського старостинського округу

3 роки

ст. 125

03.5-07

Погосподарські книги

Постійно¹

ст. 786

 ¹ До державних архівів надходить через 75 років

03.5-08

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій виконавчого комітету сільської ради

Постійно¹

ст. 27

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.5-09

Заповіти, у тому числі прирівняні до нотаріальних засвідчень, і алфавітні книги до них

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

03.5-10

Положення про старосту (копія)

Доки не мине потреба¹

ст.39

1Оригінал - додаток до рішення сесії сільської ради

03.5-11

Номенклатура справ (витяг)

3 роки²

ст.112-в

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

03.5-12

Опис справ постійного зберігання

Постійно

ст.137-а

03.5-13

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 роки ¹

ст. 137-б

¹ Після знищення справ

03.5-14

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці

10 років ¹

ст. 482

 ¹ Після закінчення журналу

03.5-15

Журнал реєстрації інструктажів з

питань пожежної безпеки

10 років ¹

ст. 481

 ¹ Після закінчення журналу

03.5-16

Журнал видачі довідок

3 роки

ст.122

03.5 -17

Журнал реєстрації видачі нотаріальних довідок

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

² Після закінчення журналу

03.5-18

Нотаріальні довідки

75 років ЕПК

¹ Наказ Мін’юсту від 27.12.2024 № 3783/5

04 – Відділ бухгалтерського обліку та звітності

04-01

Положення про відділ бухгалтерського обліку та звітності (копія)

Доки не мине потреба¹

ст. 39

Оригінал – додаток до рішення сесії сільської ради

04-02

Посадові інструкції працівників (копії)

5 років¹

ст. 43

¹Після заміни новими

04-03

Річна фінансова та бюджетна звітність з примітками до неї

До ліквідації організації¹

ст. 311-а

¹ За місцем складання, в інших організаціях – доки не мине потреба

04-04

Квартальна фінансова та бюджетна звітність

5 років¹

ст.311-в

¹ За відсутності річних - постійно

04-05

Місячні плани роботи відділу та звіти про їх виконання

1 рік

ст.161

ст.299

04-06

Касові документи (рахунки, меморіальні ордери, платіжні документи, накладні, тощо)

5 років¹ ст.351

1 Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).

2 Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.

04-07

Оборотні відомості

5 років¹

ст. 351

¹ Див. примітку до справ 04-06

04-08

Головна книга

5 років¹ ст.351

¹ Див. примітку до справ 04-06

04-09

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

5 років¹ ст.345

¹ Див. примітку до справ 04-06

04-10

Договори, угоди аудиторські, господарські, операційні тощо

5 років^1,²

ст.330

¹ Після закінчення строку дії договору, угоди

² Дивиться примітку до

Справ 04-06

04-11

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту, фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірки правильності стягнення податків, тощо

5 років

ст.341

04-12

Особові рахунки працівників

75 років

ст. 317-а

04-13

Відомості на виплату грошей

5 років¹ ст.318

¹ За відсутності розрахунково – платіжних відомостей (особових рахунків) – 75 років

04-14

Листки непрацездатності

3 роки ст.716

04-15

Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік)

75 років

ст.678

04-16

Номенклатура справ відділу (витяг)

3 роки¹

ст. 112-в

¹ Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

04-17

Журнал реєстрації договорів

3 роки^1,2

ст. 352-в

¹Після закінчення строку дії останнього договору, угоди

²Див. примітку до справ 04-06

04-18

Журнал реєстрації платіжних документів

5 роки^1,2

ст. 352-г

¹Після закінчення строку дії останнього договору, угоди

² Див. примітку до справ 04-06

04-19

Річний кошторис та зміни до нього

10 роки¹

ст. 193-а

1За місцем розроблення, в інших організаціях – доки не мине потреба

04-20

Паспорти бюджетних програм

10 років

ст. 211

04-21

Мережа та зміни до неї

Постійно

ст. 33-а

04-22

Повідомлення про відкриття/закриття рахунків в органах ДКСУ та в орга­ні­за­ці­ях бан­ку роз­ра­хун­ко­вих і по­то­ч­них ра­хун­ків та офор­м­лен­ня по­в­но­ва­жень на про­ве­ден­ня гро­шо­во-­ро­з­ра­хун­ко­вих опе­ра­цій за ра­хун­ка­ми

5 років¹

ст. 209

1Після закриття рахунку

04-23

До­ку­мен­ти (ко­пії зві­тів, ви­тя­ги з про­то­ко­лів, ви­снов­ки, заяви, довідки, списки працівників) про ви­пла­ту до­по­мо­ги, опла­ту ли­с­т­ків не­пра­це­з­да­т­но­с­ті з фон­ду со­ці­аль­но­го стра­ху­ван­ня

5 років¹

ст. 320

¹ Див. примітку до справ. 04-06

04-24

Ста­ти­с­ти­ч­ні зві­ти річні

До ліквідації організації

ст. 302-б

04-25

Квартальні статистичні звіти

3 роки¹

ст. 302-г

¹За від­су­т­ності рі­ч­них, пів­­рі­ч­них – до ліквідації організації.

04-26

Квартальні, річні звіти, відомості і по­ві­до­м­лен­ня про по­да­т­ко­ві над­хо­джен­ня та за­бор­го­ва­ність за ними

5 років

ст. 276-а

04-27

Реєстри бюджетних зобов’язань

5 років

ЕПК

ст. 346

04-28

Реєстри бюджетних фінансових зобов’язань

5 років

ЕПК

ст. 346

04-29

Журнал касових документів

5 років¹

ст. 352-г

¹ Див. примітку до справ 04-06

05 – Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу

05-01

Закони, постанови, рішення, розпорядження вищих органів влади (надіслані до відома)

Доки не мине потреба¹

ст. 1-б,

2-б, 3-б

¹Що стосуються діяльності ради - постійно

05-02

Рішення, протоколи, стенограми засідань обласної і районної рад та їх виконавчих комітетів; документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них, надіслані до відома (копії)

Доки не мине потреба¹
ст. 7-б

¹ Що стосуються діяльності територіальної громади – постійно

05-03

Рішення, протоколи, стенограми сесій ради територіальної громади та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них (копії)

Доки не мине потреба
ст. 7-б

05-04

Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань роботи із зверненнями громадян

До заміни новими

ст. 20-б

05-05

Плани роботи (річні, квартальні) та звіти про їх виконання

1 рік

ст. 161

ст. 299

05-06

Плани роботи структурних підрозділів виконавчого комітету та звіти про їх виконання (річні)

1 рік

ст.161

ст. 299

05-07

Депутатські запити, звернення та документи з їх виконання

5 років ЕПК
ст. 8

05-08

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру; документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 років¹
ст. 82-б

¹ У разі неод­норазового звернення – 5 років після останнього розгляду

05-09

Інформаційні запити, відповіді на інформаційні запити

5 років
ст. 82-б

05-10

Реєстраційні журнали (картки, електрон­ні бази даних) вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояс­нювальних записок тощо) документів

3 роки
ст. 122

05-11

Реєстраційні журнали (картки, електрон­ні бази даних) пропозицій, заяв, скарг громадян

5 років
ст. 124

05-16

Журнал реєстрації посвідчень

5 років

ст. 533

05-17

Реєстраційні журнали телеграм, телефонограм, факсограм, електронних повідомлень

1 рік
ст. 126

05-18

Списки адрес і телефонів працівників ради територіальної громади, керівників юридичних осіб, розташованих на території громади, інших постійних кореспондентів

1 рік¹
ст. 1036

¹ Після заміни новими

05-19

Журнал обліку видачі печаток і штампів

3 роки
ст. 1034

05-20

Реєстри на відправлення кореспонденції засобами поштового зв'язку

1 рік

ст.128

05-21

Вихідна кореспонденція

3 роки

ст.122

05-22

Вхідна кореспонденція

3 роки

ст.122

05-23

Посадові інструкції працівників

5 років¹

ст.43

¹ Після заміни новими

05-24

Положення про відділ (копія)

Доки не мине потреба¹

ст. 39

Оригінал – додаток до рішення сесії сільської ради

05-25

Номенклатура справ відділу (витяг)

3 роки¹
ст. 112-в

¹ Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

05-26

Зведена номенклатура справ виконавчого комітету сільської ради

5 років¹

ст. 112-а

¹ Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ

05-27

Запити на публічну інформацію та копії відповідей на них

5 років

ст.85

05-28

Журнал реєстрації запитів на інформацію

5 років

ст.124

05-29

Документи (акти, довідки) про перевірку стану діловодства у структурних підрозділах організації

1 рік ¹

ст.116

¹ Після наступної перевірки

05-30

Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марок

3 роки

ст.119

05.1. Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу

05.1-01

Розпорядження сільського голови з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням)

5 років ²
ст. 16-б

 2 Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням-5років.

05.1-02

Розпорядження сільського голови з основної діяльності

Постійно 
ст. 16-а

05.1-03

Розпорядження сільського голови з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок;

75 років

ст.16-б

05.1-04

Розпорядження про довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці)

5 роки

ст.16-б

05.1-05

Реєстраційний журнал (картки, елект­рон­на база даних) розпоряджень сільського голови з основної діяльності

Постійно
ст. 121-а

05.1-06

Реєстраційний журнал (картки, елект­рон­на база даних) розпоряджень сільського голови з адміністра­тивно-господарських питань

5 років
ст. 121-в

05.1-07

Реєстраційний журнал (картки, елект­рон­на база даних) розпоряджень сільського голови з кадрових питань (особового складу)

75 років

ст. 121-б

05.1-08

Реєстраційний журнал (картки, елект­рон­на база даних) розпоряджень сільського голови з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням)

5 років ²
ст. 121-в

05.1-09

Розпорядження сільського голови з адміністра­тивно-господарських питань

5 років

ст. 16-в

05.1-10

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду

75 років ЕПК
ст. 505

05.1-11

Протоколи засідань, рішення атестаційної комісії

5 років
ст. 636

05.1-12

Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75 рокеів^{1, 2}
ст. 637

 ¹ Зберігаються в особових справах.

² Ті,що не увійшли до особових справ -5 років

05.1-13

Річні статистичні звіти і таблиці з кадрових питань

Постійно
ст. 302-б

05.1-14

Списки (штатно-обліковий склад) пра­цівників ради та виконавчого комітету

75 років
ст. 503

05.1-15

Особова справа (заява, анкета, автобіографія, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації, характеристика, листки з обліку кадрів)¹ голови ради територіальної громади

Постійно

ст. 493-а

05.1-16

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів¹) працівників ради та виконавчого комітету територіальної громади ²

75 років ²

ст. 493-в

² Після звільнення

05.1-17

Особові картки працівників ради та виконавчого комітету територіальної громади

75 років¹
ст. 499

¹ Після звільнення

05.1-18

Трудові книжки працівників ради та виконавчого комітету територіальної громади

До запитання, незатребувані - не менше 50 років
ст. 508

05.1-19

Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них

3 роки
ст. 511

05.1-20

Колективний договір, зміни та доповнення до нього

Постійно
ст. 395-а

05.1-21

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 рік¹
ст. 397

1 Після заміни новими

05.1-22

Журнали обліку, алфавіти особових справ

75 років
ст. 528

05.1-23

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

50 років
ст. 530-а

05.1-24

Листування з центральними органами державної влади, їх територіальними підрозділами з питань проведення перевірок відповідно до ЗУ «Про очищення влади»

5 років ЕПК

ст.22

05.1-25

Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

10 років ¹

ст.481

 ¹ Після закінчення журналу

05.1-26

Документи (гра­фі­ки, заяви, відомості) про на­дан­ня та використання щорічних, творчих, соціальних від­пу­с­ток та відпусток без збереження заробітної плати

1 рік

ст. 515

05.1-27

До­ку­мен­ти (ли­с­т­ки з об­лі­ку ка­д­рів, за­яви, по­дан­ня, до­пові­д­ні та пояснювальні за­пи­с­ки, до­від­ки, об­хі­д­ні ли­с­тки) до на­ка­зів з кадрових питань (осо­бо­во­го скла­ду), що не увій­ш­ли до скла­ду осо­бо­вих справ

3 роки

ст. 491

05.1-28 ДСК

Журнал реєстрації розпоряджень по виконанню мобілізаційних завдань

3 роки

ст.122

05.1-29

ДСК

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки

ст.122

05.1-30

ДСК

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст.122

05.01-31

Документи (заяви,особові картки, копії документів про освіту тощо) до протоколів конкурсної комісії із заміщення вакантних посад, обрання на посаду

75р.^1,2

ст.506

 ¹ Зберіга у складі особових справ

² Осіб, що не пройшли за конкурсом

05.2.Архів

05.2-01

Положення про експертну комісію сільської ради (копія)

Доки не мине потреба¹

Оригінал – додаток до рішення сесії сільської ради

05.2-02

Протоколи засідань ЕК

Постійно

ст. 14-а

05.2-03

Описи справ постійного зберігання

Постійно

ст.137-а

05.2-04

Описи справ з кадрових питань

(особового складу)

3 роки ¹

ст.137-б

¹Після знищення справ

05.2-05

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання

3 роки ¹

ст. 137-б

¹ Після знищення справ

05.2-06

Журнал надходження та вибуття документів з архіву

До ліквідації організації ст.139

05.2 - 07

Акти приймання – передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів

Постійно ¹

ст.130

¹У разі ліквідації організації передаються до держар хіву або архівного відділу сільської ради

06 - Відділ земельних ресурсів, комунальної власності, житлово-комунального господарства та благоустрою

06-01

Положення, інструкції, правила;

методичні вказівки і рекомендації з

питань регулювання житлово-комунальних та земельних відносин (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 20-б,

06-02

Посадові інструкції працівників відділу (копії)

5 років ¹

ст. 43

1 Після заміни новими

06-03

Плани роботи відділу

1 рік ст. 161

06-04

Звіти про виконання плану роботи відділу

1 рік ст.299

06-05

Квартирні справи (висновки, витяги

з протоколів, довідки тощо)

одержувачів житла

3 роки¹

ст. 755

¹ Після надання житла або зняття з квартирного

обліку

06-06

Договори, угоди про право

користування житловою площею в

будинках, що належать сільській

раді

3 роки¹

ст. 757

¹ Після закінчення

строку дії договору

06-07

Журнали реєстрації заяв громадян та

довідок, виданих громадянам, з

питань одержання житлової площі,

оформлення земельних ділянок в

оренду і приватну власність

5 років

ст. 124

06-08

Договори оренди земельних ділянок

та додаткові угоди до них

50 років ст. 2130

06-09

Договори про купівлю-продаж

земельних ділянок, будівель та

документи (висновки, довідки,

переліки, дозволи на будівництво

тощо) до них

Постійно

ст. 1042

06-10

Документи (довідки, переліки,

обґрунтування, висновки) про

передачу будівель, територій,

земельних ділянок в державну,

комунальну власність

Постійно

ст. 1043

06-11

Документи (договори, угоди, акти)

про приймання і здавання будівель,

приміщень в оренду

3 р¹

ст. 1047

¹ Після закінчення

строку дії договору

06-12

Документи (доповіді, огляди,

довідки) про стан будівель і

приміщень та земельних ділянок сільської ради

3 р.¹

ст. 1048

¹ Будівель пам’яток історії та архітектури,

які перебувають під охороною держави, – постійно

06-13

Технічна документація із

землеустрою щодо встановлення

меж населених пунктів сільської

ради

Пост.

ст. 2123

06-14

Технічна документація з нормативної грошової оцінки земель

Постійно

ст.2128

На державне зберігання не передаються зберігаються у раді

06-15

Договори сервітуту

50 років

ст. 2130

06-16

Журнал реєстрації договорів сервітуту та реєстрації договорів відшкодування втрат

50 років
ст.2136

06-17

Протоколи комісії з обстеження зелених насаджень

Постійно

ст. 14-а

06-18

Протоколи комісії з обстеження пошкоджених об’єктів, будівель і споруд внаслідок воєнних дій

Постійно

ст. 14-а

06-19

Реєстр об’єктів комунальної власності

Постійно

ст. 1045

06-20

Документи (карти, плани, схеми) з питань розподілу й використання земельної площі у межах території, що належить громаді

Постійно
ст. 2126

06-21

Номенклатура справ відділу (витяг)

3 роки¹
ст. 112-в

¹ Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

07. Сектор з питань мобілізаційної та оборонної роботи, цивільного захисту та взаємодії з правоохоронними органами

07-01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 1-б, 2-б, 3-б

 ¹ Що стосується діяльності організації- постійно.

07-02

Рішення сільської ради та її виконавчого комітету, розпорядження сільського голови (копії)

5 років

ст.668

07-03

Положення про сектор (копія)

Доки не мине потреба¹, ²

1 До заміни новими

2 Оригінал додаток до рішеннях сільської ради

07-04

Посадові інструкції працівників

5 років ¹

ст. 43

1До заміни новими

07-05

Річні, місячні плани роботи з питань військовозобов'язаних

1 р. ст.161

07-06

Звіти про бронювання військовозобов’язаних

5 років

ст.667

07-07

Мобілізаційні плани заходів

5 років

ст.662

07-08

Звіти з проведення заходів щодо розроблення мобілізаційного плану та підготовки до виконання покладених на організацію мобілізаційних завдань (замовлень), що надаються відповідним органам виконавчої влади, іншим державним органам та органам місцевого самоврядування, які є замовниками мобілізаційних завдань (замовлень)

5 років

ст.664

07-09

Листування про облік і відстрочку від призову військовозобов’язаних

5 рік

ст. 669

07-10

Списки військовозобов'язаних і призовників

5 років

ст.669

07-11

Картки первинного обліку військовозобов'язаних

5 років

ст.680

07-12

Журнал перевірки стану військового обліку Дубовиківської сільської ради

7 р.¹

ст. 673 ТП,

пп. 18 ч. 1

п. 24¹

Постанова

№ 1487

¹Після закінчення

07-13

Списки громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць¹

8 р.

пп. 13 ч. 1

п. 24

Постанова

№ 1487

07-14

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у сільській (селищній) раді територіальної громади

3 р.¹

ст. 674, 675, 676, 677 ТП,

п. 33 Порядку

№ 1487

¹Зберігається у списках персонального військового обліку

07-15

Картки первинного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, виключених із персонально-первинного військового обліку у зв’язку з вибуттям за межі України на постійне місце проживання, а також вибуттям для проживання на територію адміністративно-територіальної одиниці, що обслуговується іншим виконавчим комітетом сільської (селищної) ради територіальної громади

5 р.

ст.680

07-16

Картки первинного обліку громадян (окрім призовників), виключених із персонально-первинного військового обліку

До досягнення такими громадянами віку 65 років, генералів, адміралів – 70 років ¹

07-17

Акти про знищення карток первинного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ¹

3 роки

ст. 119

07-18

Повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів ¹

5 р.

ст. 669

07-19

Корінці розписок про прийняття на зберігання військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів

1 рік

ст. 670

¹ До наступного звіряння облікових даних

07-20

Журнал обліку результату перевірок стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки Дубовиківської сільської ради

7 років

ст.673

1¹Після закінчення журналу

07-21

Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів призовників,військовозобов’язаних (резервістів)

3 роки

ст.675, ст.676

07-22

Журнал обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які визнані інвалідами та зняті з військового обліку за станом здоров’я

3 роки¹

ст. 671

1¹Після закінчення журналу

07-23

Журнал реєстрації вступного інструктажу працівників ради з питань охорони праці

10 років¹
ст. 481

¹ Після закінчення журналу

07-24

Журнал реєстрації інструктажів (пер­вин­ного, повторного, позапланового, цільо­вого) працівників ради територіальної громади з питань охорони праці та пожежної безпеки

10 років¹
ст. 482

¹ Після закінчення журналу

07-25

Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці

10 років¹
ст. 482

¹ Після закінчення журналу

07-26

Положення, інструкції, правила; методичні вказівки і рекомендації з питань забезпечення пожежної безпеки

До заміни новими
ст. 20-б

07-27

Документи (план заходів, доповідні записки, довідки, акти, листи) про забезпечення пожежної безпеки у раді територіальної громади

5 років
ст. 1186

07-28

Журнал обліку наявності вогнегасників на об’єкті

3 роки
ст. 122

07-29

Плани проведення заходів з цивільного захисту в раді територіальної громади

1 рік
ст. 1199

07-30

Звіти про виконання планів заходів з цивільного захисту в раді територіальної громади

5 років
ст. 1201

07-31

Плани-схеми дій працівників ради тери­торіальної громади у разі виникнення надзвичайних ситуаціях

Доки не мине потреба
ст. 1202

07-32

Документи (довідки, відомості, звіти, листи) про проведення навчань, тренувань з цивільного захисту

3 роки
ст. 1205

07-33

Листування з організації мобілізаційної підготовки

3 роки

ст.665

07-34

Мобілізаційні плани заходів організації

5 років

ст.662

07-35

Листування з організаційних питань діяльності

3 роки

ст.24

07-36

Акти про пожежі

5 років ЕПК

ст.1191

07-37

Звіти про пожежі

а) річні

б) квартальні

Постійно

5 років²

ст. 1193

²За відсутності

річних – постійно

07-38

Списки засобів протипожежного захисту і зв'язку, пожежної техніки, обладнання та інвентарю

3 роки

ст.1198

07-39

Акти приймання захисних споруд цивільної оборони

3 роки

ст.1203

07-40

Журнал обліку майна підрозділів цивільної оборони

3 роки

ст.1209

07-41

Документи (умови, програми, протоколи, рекомендації) оглядів-конкурсів з охорони праці і техніки безпеки

3 роки

ст.442

07-42

Номенклатура справ (витяг)

3 роки¹
ст. 112-в

¹ Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

07-432 ДСК

Договори (контракти) на виконання мобілізаційних завдань (замовлень)

5 років

ст.663

08. Відділ економічного розвитку, інвестицій та цифрової трансформації

08-01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України, Укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження обласних, районних державних адміністрацій з питань діяльності відділу (копії)

Доки не мине потреба

ст. 1-б, 2-б, 3-б

08-02

Рішення сільської ради, виконавчого комітету сільської ради, розпорядження сільського голови з питань діяльності відділу (копії)

Доки не мине потреба¹

¹ Оригінали в справі

02-10, 02-14

08-03

¹Програма соціально-економічного та культурного розвитку Дубовиківської сільської територіальної громади на відповідний рік (копія)

Доки не мине потреба¹, ²

¹До заміни новими

2Оригінал – додаток до рішення сільської ради

08-04

Програми, які передбачається реалізувати в рамках виконання завдань Програми соціально – економічного та культурного розвитку Дубовиківської сільської територіальної громади (копії)

Доки не мине потреба¹, ²

¹До заміни новими

²Оригінал – додаток до рішення сільської ради

08-05

Стратегія розвитку Дубовиківської сільської територіальної громади (копія)

Доки не мине потреба¹, ²

¹До замін новими

²Оригінал – додаток до рішення сільськоїради

08-06

Річні звіти про виконання сільських Програм, які планується реалізувати в рамках виконання завдань Програми соціально – економічного та культурного розвитку Дубовиківської сільської територіальної громади (копії)

Доки не мине потреба¹

¹Оригінал – додаток до рішення сільської ради

08-07

Протоколи засідань робочої групи щодо впровадження та моніторингу виконання основних напрямків Стратегії розвитку

Постійно

ст. 14-а

08-08

Документи (довідки, інформації, звіти) щодо соціально-економічного розвитку громади та прогнозні показники соціально-економічного розвитку громади

Постійно

ст. 44-а

08-09

Щомісячний звіт аналізу фінансування та реалізації інвестиційних проєктів (капітальні вкладення)

5 років ЕПК

ст. 182

08-10

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, що стосується роботи відділу

5 років ЕПК

ст. 22

08-11

Інвестиційні проєкти, які подані у відповідному звітному році за різними напрямами реалізації проєктів на отримання міжнародної технічної допомоги чи іншого виду отримання (прийняті до впровадження)

Постійно

ст. 215-а

08-12

Інвестиційні проєкти, які подані у відповідному звітному році за різними напрямами реалізації проєктів на отримання міжнародної технічної допомоги чи іншого виду отримання (відхилені)

3 роки

ст. 215-б

08-13

Документи (звіти, інформації, інш.) з питань регуляторної політики

5 років ЕПК

ст. 88

08-14

Положення про відділ економічного розвитку, інвестицій та цифрової трансформації Виконкому Дубовиківської сільської ради (копія)

Доки не мине потреба¹, ²

1 До заміни новими

2 Оригінал додаток до рішеннях сільської ради

08-15

Посадові інструкції працівників відділу економічного розвитку, інвестицій та цифрової трансформації Дубовиківської сільської ради (копії)

Доки не мине потреба¹

1До заміни новими

08-16

Річні плани роботи відділу економічного розвитку, інвестицій та цифрової трансформації Дубовиківської сільської ради (копії) та звіти про їх виконання (копії)

Доки не мине потреба¹

1 До заміни новими

08-17

Номенклатура справ відділу економічного розвитку, інвестицій та цифрової трансформації Дубовиківської сільської ради (витяг)

3 роки²

ст. 112-в

²Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву установи

09. Відділ соціального захисту населення та ветеранської політики

09-01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; Укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 1-б, 2-б, 3-б

 ¹ Що стосується діяльності організації - постійно.

09-02

Положення про відділ соціального захисту населення та ветеранської політики (копія)

Доки не мине потреба¹

ст. 39

Оригінал – додаток до рішення сесії сільської ради

09-03

Програми та плани заходів по соціальному захисту населення та ветеранській політиці (копії)

10 років

ст.147

Оригінал – додаток до рішення сесії сільської ради

09-04

Плани та звіти про виконання місячних планів роботи відділу (оперативних планів)

1 рік

ст.299, 300

09-05

Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, установами вищого рівня, іншими організаціями з питань соціального захисту населення та ветеранської політики

5 років

ЕПК

ст. 22

09-06

Особові справи отримувачів компенсації за надання соціальних послуг з догляду на професійній основі

5 років ¹

ст. 676

¹Пі­с­ля зняття одержувача з обліку

09-07

Особові справи отримувачів компенсації за надання соціальних послуг з догляду на непрофесійній основі

5 років ¹

ст. 676

¹Пі­с­ля зняття одержувача з обліку

09-08

Номенклатура справ відділу (витяг)

3 роки²

ст.112-в

²Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

10. Відділ Центр надання адміністративних послуг

10-01

Розпорядження, доручення голови обласної державної адміністрації голови районної державної адміністрації, сільського голови з основної діяльності (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 3-б, 6-а

¹Що стосуються діяль­ності організації – постійно

10-02

Рішення Дубовиківської сільської ради та її виконавчого комітету, що належать до компетенції відділу (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 3-б, 6-а

¹Що стосуються діяль­ності організації постійно

10-03

Інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг

До заміни

новими

ст. 20-б

10-04

Положення про відділ «Центр надання адміністративних послуг» (копія)

Доки не мине потреба¹

ст. 39

¹Оригінал розпоряд-ження голови виконавчого комітету сільської ради або рішення сесії

10-05

Посадові інструкції працівників відділу (копії)

5 років¹

ст. 43

¹Після заміни новими

10-06

Річні плани роботи відділу та звіти по їх виконанню

1 рік

ст. 161

ст. 299

ст. 300

10-07

Документи (довідки, доповідні записки) з питань діяльності відділу

5 років ЕПК

ст. 44-б

10-08

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних (профільних) питань діяльності

5 років ЕПК

ст. 22

10-09

Листування з підприємствами, установами, організаціями, суб’єктами господарювання з питань надання адміністративних послуг

5 років ЕПК

ст. 22

10-10

Журнал реєстрації вихідних документів

3 роки

ст. 122

10-11

Журнал реєстрації заяв, скарг та пропозицій громадян

5 років

ст. 124

10-12

Договори, угоди про співробітництво між виконавчим комітетом сільської ради та організаціями з питань надання адміністративних послуг

10 років

ст. 62

10-13

Акти прийому-передачі заяв та документів суб’єктів звернень для надання адміністративної послуги

5 років

ст. 82б

10-14

Документи (заяви, листи, довідки та ін.) з питань державної реєстрації речових прав на нерухоме майно

3 роки ЕПК

п. 25 Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно від 25 грудня 2012 року №1127

10-15

Журнал для реєстрації справ по реєстрації місця проживання

5 років

ст.124

10-16

Журнал для реєстрації справ по зняттю з реєстрації місця проживання

5 років

ст.124

²Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

10-17

Справи про реєстрацію і зняття з реєстрації мешканців житлових будинків

3 роки

ст.766

10-18

Журнал реєстрації видачі довідок про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання особи

3 роки

ст.122

10-19

Журнал реєстрації вхідних повідомлень

3 роки

ст.122

10-20

Журнал реєстрації вихідних повідомлень

3 роки

ст.122

10-21

Листування про реєстрацію і зняття з реєстрації мешканців житлових будинків

3 роки

ст.778

10-22

Листування про реєстрацію і зняття з реєстрації мешканців житлових будинків

3 роки

ст.778

10-23

Документи (довідки, доповідні записки, акти) перевірок роботи виконавчого комітету щодо дотримання чинного законодавства при реєстрації місця проживання/перебування

Постійно¹

ст.75-а

 ¹ При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації. що здійснює перевірку

10-24

Номенклатура справ відділу (витяг)

3 роки²

ст. 112-в

²Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

10-25

Журнал реєстрації заяв та документів для призначення усіх видів соціальних допомог

5 років

ст. 700

10-26

Реєстри передачі заяв і документів для призначення усіх видів державних соціальних допомог

1 рік

ст. 128

10.1 - Державна реєстрація актів цивільного стану

10.1-01

Нормативно-правові акти з питань діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану

До заміни новими

ст.20-б* ТП

10.1-02

Розпорядження, рішення місцевих органів самоврядування з питань шлюбно-сімейного законодавства (копії)

Доки не мине потреба

ст.16-а

ТП

Оригінал зберігається в документах органів місцевого самоврядування

10.1-03

Листування з відділом державної реєстрації актів цивільного стану з питань у сфері державної реєстрації актів цивільного стану

5 років ЕПК

ст.22*

ТП

10.1-04

Документи (доповідні записки) довідки комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану

Постійно

ст.76*

ТП

10.1-05

Звіти про державну реєстрацію актів цивільного стану (форма 97, 98)

5 років

ст.302-в

ТП

10.1-06

Звіти по витрачанню бланків свідоцтв

До ліквідації ст.61*

ГП

10.1-07

Актові записи про народження

Постійно

ст.3*

ГП

У виконкомі зберігаються протягом поточного місяця), до відділу ДРАЦС через 75 років передаються на державне зберігання

10.1-08

Актові записи про смерть (лікарські свідоцтва)

Постійно

ст.29*

ГП

У виконкомі зберігаються протягом поточного місяця), до відділу ДРАЦС через 75 років передаються на державне зберігання

10.1-09

Актові записи про шлюб

Постійно

ст.17*

ГП

У виконкомі зберігаються протягом поточного місяця), до відділу ДРАЦС через 75 років передаються на державне зберігання

10.1-10

Спільна заява чоловіка та дружини (колишнього подружжя) про невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини

3 роки

ст.71*

ГП

10.1-11

Корінці довідок про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України

3 роки

ст. 16*

ГП

10.1-12

Корінці довідок для отримання допомоги на поховання

3 роки,

ст. 37* ГП

10.1-13

Документи (заяви громадян про державну реєстрацію шлюбу, довіреності, заяви про перенесення строку державної реєстрації шлюбу, рішення судів про надання права н шлюб, переклади паспортів, квитанції про сплату державного мита, тощо) про державну реєстрацію шлюбу

1 рік

ст.19* ГП

У виконкомі протягом поточного місяця

10.1-14

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу

3 роки

ст.72* ГП

10.1-15

Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства, невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини

3 роки,

ст.71* ГП

10.1-16

Книга обліку бланків свідоцтв про народження

До ліквідації відділу,

ст.51* ГП

10.1-17

Книга обліку бланків свідоцтв про шлюб

До ліквідації відділу,

ст.52* ГП

10.1-18

Книга обліку бланків свідоцтв про смерть

До ліквідації відділу

ст.55* ГП

10.1-19

Акти про прийняття бланків свідоцтв посадовою особою, відповідальною за збереження бланків свідоцтв

До ліквідації відділу

ст.63* ГП

10.1-20

Реєстр бланків свідоцтв, виданих виконавчим органом сільської ради

3 роки

ст.65* ГП

10.1-21

Підтвердження про прийняття бланків свідоцтв посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв виконавчим комітетом, видаткова накладна

До ліквідації відділу

ст.63* ГП

10.1-22

Журнал реєстрації заяв про державну реєстрацію народження відповідно до ст.135 Сімейного кодексу України

3 роки

ст.70* ГП

10.1-23

Корінці довідок для отримання допомоги на поховання, виданих виконавчим комітетом сільської ради

3 роки

ст.37* ГП

10.1-24

Копії повідомлень про державну реєстрацію шлюбу, смерті, вилучення військово-облікових документів, пільгових посвідчень призовників та військовозобов’язаних

1 рік

ст.38* ГП

10.1-25

Список паспортів громадян України, військово-облікових документів, пільгових посвідчень зданих у зв’язку з державною реєстрацією смерті або повідомлення про їх не передачу

1 рік

ст.38* ГП

10.1-26

Заяви про державну реєстрацію народження

3 роки

ст.5* ГП

10.1-27

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію народження

3 роки

ст.70 ГП

10.1-28

Заяви про державну реєстрацію смерть

3 роки

ст.31* ГП

10.1-29

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію смерті

3 роки

ст.122

10.1-30

Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

До ліквідації відділу

ст.56* ГП

10.1-31

Книги державної реєстрації про розірвання шлюбу

Постійно

ст.20* ГП

10.1-32

Книги поновлення актових записів цивільного стану про народження

Постійно

ст.40* ГП

10.1-33

Книги поновлення актових записів цивільного стану про смерть, шлюб,розірвання шлюбу, зміну імені

Постійно

ст.41* ГП

10.1-34

Алфавітні журнали до книг державної реєстрації актів цивільного стану (за кожним видом окремо)

Постійно

ст.49* ГП

За строком зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

З відміткою "ЕПК"

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Усього